De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

Tous les anciens, les collègues ayant connu l’avant décentralisation sont nostalgiques de ce vieux tableau en acier, percé de fentes horizontales dans lesquelles patientent des petites cartes de couleur, cartonnées et remplies de hiéroglyphes administratifs. Il était alors facile de faire passer une carte d’une colonne à l’autre, une sorte d’application de gestion de projet avant l’heure.

Et voilà qu’après leurs disparitions ces charmants outils renaissent sous format numérique, l’éternel recommencement. Son petit nom : Trello

Le principe est simple, vous définissez d’abord une organisation et élaborez ensuite des « boards », des espaces de travail que vous pouvez paramétrer pour être personnel ou accessible à tout ou partie des autres membres d’une structure. Une fois cette organisation mise en place, vous pouvez ensuite créer les « colonnes » qui vous conviennent. Il suffit ensuite d’insérer les cartes et de les déplacer d’une colonne à l’autre.

Dans ces cartes vous pouvez inclure des checklists qui, oh merveille, sont réutilisables, des commentaires, ajouter des documents, inviter des collègues à participer. Un système de couleurs vous permet en outre d’identifier la priorité attachée à chaque carte.

Cas pratique, nous l’utilisons dans le cadre du service marchés publics de ma collectivité avec la structure suivante :

  • à faire
  • définition des besoins
  • en cours de rédaction
  • procédure en cours
  • à renouveler

Le collègue chargé du suivi qualité des marché copie in fine les cartes dans son espace « suivi qualité ».

Découverte en image

Une application existe sur iOS et sur Android (celle que j’utilise) ce qui assure une synchronisation des données et une mobilité certaine.

Autre exemple d’utilisation, en substitution ou complément de la mallette d’astreinte des DG et DGA, cela permet de rendre immédiatement accessible l’ensemble des informations liées à la survenance d’un événement nécessitant la mobilisation de l’astreinte. Construit pour être collaborative cette application permet ainsi aux services opérationnels de pousser vers les DG les informations à jour.

D’autres exemples très bien construits:

Le Maire empêché ? Pas de souci, ou presque.

Le Maire empêché ? Pas de souci, ou presque.

Un(e) maire c’est un couteau suisse. Exécutif de la commune il officie aussi par délégation du conseil municipal et comme représentant de l’État, rien que cela. C’est dire combien son office est important et son absence préjudicielle à la bonne marche de l’administration communale.

On pourra toujours se rappeler que le code général des collectivités locales organise les délégations aux adjoints, conseillers par le biais de l’article L2122-18

Le maire est seul chargé de l’administration, mais il peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints et, en l’absence ou en cas d’empêchement des adjoints ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d’une délégation à des membres du conseil municipal

Cette délégation vaut pour l’ensemble de ses fonctions (pouvoirs propres, pouvoirs exercés au nom de l’État et pouvoirs délégués par le conseil municipal) sous réserve que la possibilité laissée par l’article L2122-23 autorisant la subdélégation aux adjoints des missions déléguées par le conseil au Maire ne soit pas contrecarré par une mention contraire dans la délibération (ouf).

On s’arrête souvent là dans la lecture de cet article et c’est un tord. Car la lecture attentive de la seconde phrase de l’alinéa 2 rendrait un peu plus solide la sécurité juridique des communes durant les « absences » du Maire.

Ces absences sont anticipées, puisque l’article L2122-17 est en effet particulièrement explicite et utile pour pour permettre la continuité de l’action municipale

En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le maire est provisoirement remplacé, dans la plénitude de ses fonctions, par un adjoint, dans l’ordre des nominations et, à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par le conseil ou, à défaut, pris dans l’ordre du tableau.

Typiquement, durant les vacances, légitimes, du Maire, des arrêtés d’empêchement sont pris . Et voilà les différents adjoints (en général un par semaine) signant en lieu et place du Maire, remplacé dans la « plénitude de ses fonctions » par un autre élu.

Oui mais voilà….

Relisons ensemble cette seconde phrase de l’alinéa 2 de l’article L2122-23:

Sauf disposition contraire dans la délibération, les décisions relatives aux matières ayant fait l’objet de la délégation sont prises, en cas d’empêchement du maire, par le conseil municipal.

Autrement dit, si votre délibération de délégation ne mentionne pas une phrase type

conformément à la possibilité ouverte par le second alinéa de l’article L2122-23 du code général des collectivités territoriales, les décisions prises en application des pouvoirs délégués au Maire par la présente délibération peuvent être signées par un adjoint ou un conseiller municipal agissant pour le Maire empêché dans les conditions fixées à l’article  L2122-17 du code général des collectivités territoriales. De même, les matières déléguées par la présente délibération peuvent faire l’objet d’une subdélégation dans les conditions de l’article L2122-18.

l’ensemble des actes signés par les adjoints ou conseillers municipaux, pour le maire empêché, et relevant de l’article L2122-22 (délégation au Maire) sont illégaux pour incompétence de l’auteur de l’acte.

Petite question juridique qui n’est pas anodine, certaines collectivités règlent cette question en faisant référence au seul article L2122-18 pour régler les cas de signature lorsque le maire est empêché.

Or, la lecture de l’article L2122-23 est pour moi très claire, dans le cas du maire empêché, les éventuelles délégations données sur le fondement de L2122-18 (délégation classique) ne peuvent exister pour les matières déléguées au Maire puisqu’elles sont reprises par le conseil. Il n’y a donc rien à subdéléguer aux autres adjoints.

Attention donc à la rédaction de vos délibérations si vous ne voulez pas avoir des contentieux « argent facile ».