De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

Tous les anciens, les collègues ayant connu l’avant décentralisation sont nostalgiques de ce vieux tableau en acier, percé de fentes horizontales dans lesquelles patientent des petites cartes de couleur, cartonnées et remplies de hiéroglyphes administratifs. Il était alors facile de faire passer une carte d’une colonne à l’autre, une sorte d’application de gestion de projet avant l’heure.

Et voilà qu’après leurs disparitions ces charmants outils renaissent sous format numérique, l’éternel recommencement. Son petit nom : Trello

Le principe est simple, vous définissez d’abord une organisation et élaborez ensuite des « boards », des espaces de travail que vous pouvez paramétrer pour être personnel ou accessible à tout ou partie des autres membres d’une structure. Une fois cette organisation mise en place, vous pouvez ensuite créer les « colonnes » qui vous conviennent. Il suffit ensuite d’insérer les cartes et de les déplacer d’une colonne à l’autre.

Dans ces cartes vous pouvez inclure des checklists qui, oh merveille, sont réutilisables, des commentaires, ajouter des documents, inviter des collègues à participer. Un système de couleurs vous permet en outre d’identifier la priorité attachée à chaque carte.

Cas pratique, nous l’utilisons dans le cadre du service marchés publics de ma collectivité avec la structure suivante :

  • à faire
  • définition des besoins
  • en cours de rédaction
  • procédure en cours
  • à renouveler

Le collègue chargé du suivi qualité des marché copie in fine les cartes dans son espace « suivi qualité ».

Découverte en image

Une application existe sur iOS et sur Android (celle que j’utilise) ce qui assure une synchronisation des données et une mobilité certaine.

Autre exemple d’utilisation, en substitution ou complément de la mallette d’astreinte des DG et DGA, cela permet de rendre immédiatement accessible l’ensemble des informations liées à la survenance d’un événement nécessitant la mobilisation de l’astreinte. Construit pour être collaborative cette application permet ainsi aux services opérationnels de pousser vers les DG les informations à jour.

D’autres exemples très bien construits:

Le Maire empêché ? Pas de souci, ou presque.

Le Maire empêché ? Pas de souci, ou presque.

Un(e) maire c’est un couteau suisse. Exécutif de la commune il officie aussi par délégation du conseil municipal et comme représentant de l’État, rien que cela. C’est dire combien son office est important et son absence préjudicielle à la bonne marche de l’administration communale.

On pourra toujours se rappeler que le code général des collectivités locales organise les délégations aux adjoints, conseillers par le biais de l’article L2122-18

Le maire est seul chargé de l’administration, mais il peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints et, en l’absence ou en cas d’empêchement des adjoints ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d’une délégation à des membres du conseil municipal

Cette délégation vaut pour l’ensemble de ses fonctions (pouvoirs propres, pouvoirs exercés au nom de l’État et pouvoirs délégués par le conseil municipal) sous réserve que la possibilité laissée par l’article L2122-23 autorisant la subdélégation aux adjoints des missions déléguées par le conseil au Maire ne soit pas contrecarré par une mention contraire dans la délibération (ouf).

On s’arrête souvent là dans la lecture de cet article et c’est un tord. Car la lecture attentive de la seconde phrase de l’alinéa 2 rendrait un peu plus solide la sécurité juridique des communes durant les « absences » du Maire.

Ces absences sont anticipées, puisque l’article L2122-17 est en effet particulièrement explicite et utile pour pour permettre la continuité de l’action municipale

En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le maire est provisoirement remplacé, dans la plénitude de ses fonctions, par un adjoint, dans l’ordre des nominations et, à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par le conseil ou, à défaut, pris dans l’ordre du tableau.

Typiquement, durant les vacances, légitimes, du Maire, des arrêtés d’empêchement sont pris . Et voilà les différents adjoints (en général un par semaine) signant en lieu et place du Maire, remplacé dans la « plénitude de ses fonctions » par un autre élu.

Oui mais voilà….

Relisons ensemble cette seconde phrase de l’alinéa 2 de l’article L2122-23:

Sauf disposition contraire dans la délibération, les décisions relatives aux matières ayant fait l’objet de la délégation sont prises, en cas d’empêchement du maire, par le conseil municipal.

Autrement dit, si votre délibération de délégation ne mentionne pas une phrase type

conformément à la possibilité ouverte par le second alinéa de l’article L2122-23 du code général des collectivités territoriales, les décisions prises en application des pouvoirs délégués au Maire par la présente délibération peuvent être signées par un adjoint ou un conseiller municipal agissant pour le Maire empêché dans les conditions fixées à l’article  L2122-17 du code général des collectivités territoriales. De même, les matières déléguées par la présente délibération peuvent faire l’objet d’une subdélégation dans les conditions de l’article L2122-18.

l’ensemble des actes signés par les adjoints ou conseillers municipaux, pour le maire empêché, et relevant de l’article L2122-22 (délégation au Maire) sont illégaux pour incompétence de l’auteur de l’acte.

Petite question juridique qui n’est pas anodine, certaines collectivités règlent cette question en faisant référence au seul article L2122-18 pour régler les cas de signature lorsque le maire est empêché.

Or, la lecture de l’article L2122-23 est pour moi très claire, dans le cas du maire empêché, les éventuelles délégations données sur le fondement de L2122-18 (délégation classique) ne peuvent exister pour les matières déléguées au Maire puisqu’elles sont reprises par le conseil. Il n’y a donc rien à subdéléguer aux autres adjoints.

Attention donc à la rédaction de vos délibérations si vous ne voulez pas avoir des contentieux « argent facile ».

Bidart, réseaux sociaux, Hashtags, DesignThinking et Open311 pour vous servir

Bidart, réseaux sociaux, Hashtags, DesignThinking et Open311 pour vous servir

Il faut bien l’avouer, un titre comme celui là donne une folle envie de poursuivre la lecture, avec des petites mains qui frappent déjà d’impatience.

Durant mes vacances j’ai passé deux jours à Bidart dans le Pays Basque. Oui, c’est sympa, la mer est en contrebas, les maisons rouges et blanches, les habitants avenants, les surfeurs blonds et musclés sur leur vespa, les filles jolies comme tout.

Bidart est une ville de taille variable. Oui variable. 6.500 habitants selon l’INSEE mais classée 20.000/40.000 du fait de sa situation estivale de ville touristique. Ce qui n’est pas anodin quand vient le moment de se poser la question de l’utilisation des réseaux sociaux par une telle commune.

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Un small business act, pour quoi faire ?

Les marchés publics représentent une dépense non négligeable dans le porte monnaie des personnes publiques et partant, compte tenu du poids de celles-ci dans l’activité nationale, dans les bourses des contribuables.

Alors qu’une proposition de loi tend à vouloir réserver une partie des MP (de leur petit acronyme) aux PME, comme un « small business act » à la française, faisons rapidement le tour de cette question pour éclaircir les idées de chacun.

Les marchés publics, un volume financier loin d’être ridicule

Tout d’abord, le montant des marchés publics en France. Si l’on en croit l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP, les Énarques adorent les acronymes), le volume financier des MP en 2012 représente 75,5 milliards d’euros, soit un peu moins de 4% du PIB (source INSEE). C’est important mais pas autant que l’on pourrait l’imaginer de prime abord compte tenu de la part de la dépense publique (57,1% en 2013) dans ce même PIB. Il faut dire que cette dépense intègre toutes les prestations sociales, les salaires des fonctionnaires qui par définition sont versés aux fonctionnaires, ainsi que les retraites versés aux fonctionnaires (dont on sait qu’ils n’étaient déjà pas bien actifs durant leur carrière, mais c’est un autre débat).

Quelle typologie de marchés publics ?

Pour les plus béotiens, les marchés publics sont répartis en 3 catégories : Fournitures, Services et Travaux. Pour faire simple, ce que vous pouvez palper, ce que l’on vous rend comme service et les trous que l’on creuse et murs que l’on monte.

Soit. À cette première distinction s’ajoute celle des personnes publiques qui recourent aux MP, et c’est là un élément d’importance, nous y reviendrons.

Voilà donc les MP 2012 tels que recensés par le toujours pointu OEAP, rattaché aux grosses têtes du ministère de l’économie.

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Trois idées que tout projet municipal devrait contenir

Passé le temps des propositions, fanée l’époque des promesses, place aux réalisations. Toutefois, rien si ce n’est la bêtise, n’empêche de considérer d’autres idées que celles auxquelles vous aviez donné naissance lors de féconds, tardifs et brumeux brainstormings collectifs.

Voici donc mon humble participation à la période nécessairement beaucoup plus florissante que la précédente, la gestion gauchiste des collectivités, vétuste, clientéliste et dispendieuse ayant laissé la France éternelle dans un état de décrépitude dont seule la clairvoyance des journalistes du Figaro ou celle – incommensurable – de François D’orcival avait pu mesurer l’avancée.

Un lieu commun de bricolage

Le bricolage tient en France une place tout à fait significative. D’autant plus significative qu’elle génère un chiffre d’affaires important, faisant fleurir les enseignes spécialisées et les magazines télé mais aussi  print.

A quel besoin répond un lieu commun de bricolage (LCB je dépose le nom, prems) ? Tout un chacun peut apprendre à bricoler, via youtube, via des livres, via des doigts tapés et / ou écrasés… Mais il est aussi possible d’apprendre des autres. De ceux qui savent et qui sont disposés à échanger autour de leur passion. Deux pierres pour deux cibles : une activité utile ET une rencontre, top non ?

L’autre besoin est celui de la disponibilité du matériel. Bien entendu vous pouvez toujours acheter ce matériel, mais si vous ne l’utiliser que rarement vous serez tenté(e), pingre que vous êtes, de préférer un premier prix au bon outil. Ce qui aura pour conséquence irrémédiable de creuser le déficit commercial de la France en achetant des produits importés d’un grand pays à la tradition millénaire mais aux qualités de production un peu approximatives. Et en plus vous allez râler parce que ce foutu marteau rouge (oui les marteaux sont toujours rouges, c’est un bricolage cognitif  basique de votre cerveau) se casse au bout de 4 petites tapes nerveuses.

En résumé, c’est du 0% de réussite.

Donc préférez un LCB, avec des personnes investies, des cours dispensés éventuellement, selon l’humeur et la DRH de votre commune, par des employés municipaux, avec du matériel de qualité. Vous y rencontrerez des doux rêveurs, des artistes, des passionnés, des utilitaristes, bref des vrais gens !

Et vous finirez même – peut être – par y concevoir une future activité professionnelle !! Pour un article plus détaillé voyez celui-ci : Fabrique de (deux)mains

Un groupement de commande avec vos habitants

Plusieurs listes, pétries d’idées collectivistes, ont avancé l’idée de mutuelles municipales. Petite précision, il ne s’agit pas pour les municipalités de se substituer aux mutuelles mais de mutualiser les besoins pour obtenir, par effet de masse, des remises sur les frais de mutuelle.

C’est une excellente idée, d’autant plus sympathique que le nombre potentiel des intéressés est grand. Récupérer 2 ou 3.000 clients d’un coup fait orgasmer tout assureur qui se respecte, profitez-en.

Mais pourquoi s’arrêter là ?

Bien que solide carcan de la commande publique, le code du même non recèle en son sein pulpeux (ou non, selon les préférences) un petit trésor, l’article 8 – I – 4° (pour être précis) qui dit ceci :

Des groupements de commandes peuvent être constitués : […] Entre une ou plusieurs personnes publiques mentionnées aux 1° et 2° (ie Collectivités) ci-dessus et une ou plusieurs personnes morales de droit privé.

Autrement présenté, le code des marchés publics permet à une collectivité de se grouper avec une ou plusieurs associations et faire bénéficier celle-ci (et donc ses membres) des prix consentis par les prestataires.

Un petit exemple ? Des couches pampers 30% moins chères, du lait infantile 40% moins cher, des fournitures scolaires 50% moins cher, des abonnements téléphoniques moitié prix…

Alors trouvez la bonne association, regroupez les besoins et hop, faites profiter vos administrés des prix non publics dont vous bénéficiez.

Et la grande distribution dans tout ça ? Pas sûr que cela plaise outre mesure…

Le recours à un designer de service

Les collectivités dispensent des services, c’est entendu. Des services en partie substituables aux services d’entités privées, d’autres « obligatoires » ou réglementés.

Avec une passion peu commune, les tenants du SP défendent becs et ongles la spécificité de ces services. En faisant fausse route, car en suivant le fil d’un chemin depuis longtemps tracé ils oublient l’usager en cours de route.

Les services étant désormais la source première de revenus de notre belle nation, et de notre monde civilisé, les standards selon lesquels les sociétés privés produisent les services commerciaux deviennent malgré tout des référentiels à l’aune desquels les services publics sont évalués.

Pour réinstaller une démarche centrée utilisateurs, pourquoi ne pas proposer une mission longue à un designer de service qui apporterait une expertise et un oeil averti à un mode de production encore trop top-bottom.

E-administration, quel projet global pour une collectivité ?

Simplifions. Faisons simple. Stop la contrainte. 24/24 et 7/7 et 365/365. L’E-Administration c’est un peu le saint graal du pratique, la quintessence de l’administration faite utilitaire, les oeufs de dragons d’une DGME Targaryen.

Mais commençons par le commencement, qu’est ce que l’E-administration ? Il s’agit de

l’utilisation des technologies de l’information et des communications dans les administrations publiques, associée à des changement au niveau de l’organisation et de nouvelles aptitudes du personnel. L’objectif est d’améliorer les services publics, renforcer les processus démocratiques et de soutien aux politiques publiques.

L’e-administration demeure un outil et non un objectif

Cette simple définition porte en elle de nombreux points de vigilance et de cohérence. En effet il s’agit de ne rien oublier de la liste des courses. Je vous encourage donc à saisir votre meilleur outil de to-do list et à noter:

  1. Utilisez les TIC
  2. Vérifier que vous êtes bien une administration publique
  3. N’imaginez pas faire à organisation constante
  4. Prévoyez un plan de formation
  5. Définissez clairement l’amélioration envisagée
  6. Pensez à associer votre public cible
  7. Et dans tout ça, quelles politiques publiques ?

Si vous imaginiez mettre en place quelques téléservices sans réfléchir à leur intégration dans un schéma global, logique, cohérent et financé, passez votre route, vous dépenseriez vos deniers publics en pure perte. (suite…)