De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

Tous les anciens, les collègues ayant connu l’avant décentralisation sont nostalgiques de ce vieux tableau en acier, percé de fentes horizontales dans lesquelles patientent des petites cartes de couleur, cartonnées et remplies de hiéroglyphes administratifs. Il était alors facile de faire passer une carte d’une colonne à l’autre, une sorte d’application de gestion de projet avant l’heure.

Et voilà qu’après leurs disparitions ces charmants outils renaissent sous format numérique, l’éternel recommencement. Son petit nom : Trello

Le principe est simple, vous définissez d’abord une organisation et élaborez ensuite des « boards », des espaces de travail que vous pouvez paramétrer pour être personnel ou accessible à tout ou partie des autres membres d’une structure. Une fois cette organisation mise en place, vous pouvez ensuite créer les « colonnes » qui vous conviennent. Il suffit ensuite d’insérer les cartes et de les déplacer d’une colonne à l’autre.

Dans ces cartes vous pouvez inclure des checklists qui, oh merveille, sont réutilisables, des commentaires, ajouter des documents, inviter des collègues à participer. Un système de couleurs vous permet en outre d’identifier la priorité attachée à chaque carte.

Cas pratique, nous l’utilisons dans le cadre du service marchés publics de ma collectivité avec la structure suivante :

  • à faire
  • définition des besoins
  • en cours de rédaction
  • procédure en cours
  • à renouveler

Le collègue chargé du suivi qualité des marché copie in fine les cartes dans son espace « suivi qualité ».

Découverte en image

Une application existe sur iOS et sur Android (celle que j’utilise) ce qui assure une synchronisation des données et une mobilité certaine.

Autre exemple d’utilisation, en substitution ou complément de la mallette d’astreinte des DG et DGA, cela permet de rendre immédiatement accessible l’ensemble des informations liées à la survenance d’un événement nécessitant la mobilisation de l’astreinte. Construit pour être collaborative cette application permet ainsi aux services opérationnels de pousser vers les DG les informations à jour.

D’autres exemples très bien construits:

CMS de collectivités locales, et les utilisateurs dans tout ça?

Un site internet est une vitrine, un hub, un portail, bref un couteau suisse. Oui mais un couteau suisse qui n’est pas là pour amuser la galerie mais faire droit à ses destinataires d’obtenir une information, une connexion pertinente. Et qui dit pertinence dit adéquation des objectifs aux enjeux (oui c’est dans Martine fait de l’évaluation es politiques publiques). Après avoir vu les bonnes pratiques, voilà le concret du projet.

Quels sont donc les enjeux auxquels sont confrontés les collectivités ? Et bien tous ceux que veulent bien projeter les utilisateurs finaux.

D’une information basique (les horaires de la piscine, toujours en bonne place) à une demande d’interaction plus poussée (demande de RDV ou démarche administrative faite en ligne), la collectivité ne peut se permettre de louper ses cibles. Oui, ses cibles, pas sa cible. Car il y a autant d’utilisateurs que de façon d’accéder à un site internet. Plusieurs choses induisent cependant une réponse distinctive:

  1. la connaissance de la collectivité, sa logique étant connue dès lors qu’elle transpire souvent dans les plaquettes et autres publications à la ligne éditoriale bien définie
  2. la connaissance de l’environnement des collectivités : l’information est souvent structurée autour des missions des collectivités
  3. l’appropriation des conventions du web autour desquelles sont construits les sites de collectivités lorsque les élus ne se piquent pas d’y mettre le nez
  4. la fréquence de visite, la mémoire sensorielle induisant un accès plus rapide une fois la logique du site acquise

Petit tour dans le beau monde des CMS de collectivité locale. (suite…)

Sites internets de collectivités locales, conseils et bonnes pratiques (1/3)

Les sites de collectivités locales évoluent, c’est un fait indéniable. A la recherche tout à la fois d’une meilleure visibilité et d’une plus grande proximité avec le citoyen, les collectivités ne rechignent en général pas à transformer une citrouille en carrosse, loupant toutefois parfois clairement la cible.

A l’heure où l’on se gargarise d’administration 2.0 à la suite de NKM, d’Opendata sur le modèle US, sur le net, vous ne trouverez pas beaucoup d’articles détaillant le pourquoi du comment des sites de communes, de départements ou de régions.Pourquoi? Aucune idée. Ce long article, sans prétention, est donc une manière de faire le point sur l’évolution actuelle et de préconiser, sur la base de ma propre vision (oulalalla l’égo du gars), quelques idées force comme on dit dans les cabinets de conseil. Et comme je suis décidément d’une mansuétude bien supérieure à la moyenne, on terminera par un aperçu des bons exemples !!

Le CMS, ABC de la survie en milieu internet

Rares sont les collectivités à oser le développement en interne de leur site, et pourtant la grande majorité s’appuient désormais sur des outils ou briques logicielles principalement issues du monde de l’OpenSource. Grand vainqueur pour l’instant me semble t-il ((Sur les 96 sites de Conseils généraux, nous avons pu identifier l’outil utilisé sur 79 d’entre eux, et Typo 3 est utilisé 14 fois, soit 18% du temps))  Typo3 est un CMS (content management system ou système de gestion du contenu) plutôt aride à l’utilisation, dont les fonctionnalités de publication sont étendues. En challenger depuis son adoption par la Maison Blanche, Drupal ((5 occurrences à notre connaissance dans les CG)) connait un succès grandissant, tandis que WordPress, malgré sa malléabilité est encore un peu en retard, la faute à une orientation CMS encore à parfaire (mais est-ce la bonne voie?) et une gestion des rôles à améliorer. Ez-Publish, moins connu est aussi très utilisé. ((10 occurrences soit 12% des sites – 2ème position))

Tous ces outils ne sont que des outils, et la flexibilité graphique qui les accompagne est à la fois une merveilleuse opportunité et un fantastique piège.

Une opportunité car comme le disent nos amis britons « sky is the limit », un piège car parallèlement, en matière de site web, le plus est bien souvent l’ennemi du bien. A oublier les 4 ou 5 principes d’un bon site, nombreuses sont les collectivités à tomber dans les affres du syndrome « jeveuxtoutmettremêmesic’esthorriblementchargéettotalementinutilisable ».

Principes de base à respecter lors de la création d’un site

Quels sont ces principes de base? Les voilà révélés à vos yeux ébahis:

  1. Tu ordonneras et hiérarchiseras ton contenu
  2. Tu te placeras du point de vue de l’utilisateur
  3. Tu privilégieras le fonctionnel
  4. Tu multiplieras les points d’accès
  5. Tu feras le plus simple possible

Hiérarchiser et ordonner son contenu

Le principal défaut que l’on rencontre sur les sites institutionnels qui ont fait le choix du grand toilettage, c’est principalement celui de l’absence de hiérarchisation de l’information. La confusion visuelle qui émane de certains portails est en effet tel que le regard se perd avant de trouver un raccourci que jamais il ne trouva/trouvera.

L’extrême souplesse ou modularité des squelettes HTML5/CSS3 dans lesquels sont injectés des requêtes php est en effet de nature à provoquer l’envie irrésistible de tout mettre.

Non pas que cela soit impossible, mais encore faut-il clairement identifier ce qui relève de l’indispensable du superflu. Une digression sur ce thème pour rappeler que malgré l’omniscience de nos élus, caste d’élite à laquelle j’appartiens, la hiérarchisation de l’information ne dépend pas uniquement de leurs souhaits.

Dans une architecture classique, ancienne, figée, le choix d’une information en première page marquait son importance pour le politique et la pratique web des utilisateurs des sites de collectivité, plus flâneurs que chercheurs, accompagnait gentiment cet état de fait.

Avec l’évolution sensible des pratiques web, sous l’influence majeure des moteurs de recherche, et la substitution quasi générale de l’internet comme source d’information, la logique des premiers n’est plus nécessairement celle des seconds.

Tandis que certains élus un peu old school considèrent le site internet de la collectivité comme une vitrine supplémentaire où faire valoir leur action, nécessairement brillante et parcimonieuse dans l’utilisation des fonds publics, les habitants cherchent généralement une information pratique.

La notion de point d’entrée devient par conséquent essentielle. A chacun la sienne: adulte, enfant, senior, nouveaux habitants, entreprise. La structure administrative même de la collectivité fond devant cette demande en ce sens que la transcription de l’organisation interne dans les menus d’accès devient un marqueur flagrant d’incompréhension des attentes citoyennes. Les menus voyant actuellement fleurir des « cadre de vie », « sport et culture », « social », on peut estimer que le pli est en voie d’amidonnage dans les cerveau de mes collègues.

Et le design dans tout ça?

Le design d’un site Web n’est pas affaire de goût. Quel goût ? Celui des uns ? Celui des autres ? Le goût est personnel et subjectif : le goût universel n’existe pas.
Le design est avant tout la première fonctionnalité d’un site internet, celle qui permet au visiteur de comprendre immédiatement comment votre site est organisé et de trouver ce qu’il cherche.
Un bon design ordonne son contenu.
Un bon design met en valeur ce contenu.
Un bon design est fonctionnel : il aide l’internaute à trouver ce qu’il cherche.
Un bon design est intuitif : il ne doit pas faire réfléchir.
Un bon design est adapté aux attentes de ses visiteurs.
Un bon design s’adapte à la configuration de la machine du visiteur.
Un bon design se distingue dans ses moindres détails.
Un bon design est discret.
Un bon design est innovant : il ne peut pas forcément plaire mais il doit être original.
Un bon design est un design qui ne plombe pas la vitesse d’affichage.
Un bon design est durable.
Un bon design sert le référencement.

Une fois que vous avez mis une pincée de tout cela dans votre marmite à potion magique, le résultat est plus ou moins probant selon votre talent et celui non moins nécessaire de l’agence multimédia qui vous appuie.

La suite dans le prochain épisode !