De l’utilisation de Trello dans le contexte des collectivités locales

par | Sep 7, 2015

Tous les anciens, les collègues ayant connu l’avant décentralisation sont nostalgiques de ce vieux tableau en acier, percé de fentes horizontales dans lesquelles patientent des petites cartes de couleur, cartonnées et remplies de hiéroglyphes administratifs. Il était alors facile de faire passer une carte d’une colonne à l’autre, une sorte d’application de gestion de projet avant l’heure.

Et voilà qu’après leurs disparitions ces charmants outils renaissent sous format numérique, l’éternel recommencement. Son petit nom : Trello

Le principe est simple, vous définissez d’abord une organisation et élaborez ensuite des « boards », des espaces de travail que vous pouvez paramétrer pour être personnel ou accessible à tout ou partie des autres membres d’une structure. Une fois cette organisation mise en place, vous pouvez ensuite créer les « colonnes » qui vous conviennent. Il suffit ensuite d’insérer les cartes et de les déplacer d’une colonne à l’autre.

Dans ces cartes vous pouvez inclure des checklists qui, oh merveille, sont réutilisables, des commentaires, ajouter des documents, inviter des collègues à participer. Un système de couleurs vous permet en outre d’identifier la priorité attachée à chaque carte.

Cas pratique, nous l’utilisons dans le cadre du service marchés publics de ma collectivité avec la structure suivante :

  • à faire
  • définition des besoins
  • en cours de rédaction
  • procédure en cours
  • à renouveler

Le collègue chargé du suivi qualité des marché copie in fine les cartes dans son espace « suivi qualité ».

Découverte en image

Une application existe sur iOS et sur Android (celle que j’utilise) ce qui assure une synchronisation des données et une mobilité certaine.

Autre exemple d’utilisation, en substitution ou complément de la mallette d’astreinte des DG et DGA, cela permet de rendre immédiatement accessible l’ensemble des informations liées à la survenance d’un événement nécessitant la mobilisation de l’astreinte. Construit pour être collaborative cette application permet ainsi aux services opérationnels de pousser vers les DG les informations à jour.

D’autres exemples très bien construits: